Wie Dein Event oder Workshop zum Besuchermagnet wird: Mein PR-Guide für Veranstaltungen
Ein Leitfaden von mir, wie Du effektive Öffentlichkeitsarbeit für Dein Event betreibst und ein Kommunikationskonzept aufstellst: denn auch wenn aktuell sehr viel digital passiert, sind Treffen in der realen Welt sind doch immer noch ein inneres Blumenpflücken. Menschen in Farbe und Form zu sehen, das hat doch was. Kaum verwunderlich, dass Veranstaltungen vor Ort sehr viel zur emotionalen Kundenbindung und zum Personal Branding beitragen.
Die alles entscheidende Frage: wie bekomme ich den Laden voll?
Ein Real-Life-Event birgt immer ein großes Risiko: kommen genug Besucher? Nichts wäre verheerender, als eine Veranstaltung, auf dem man sich selbst zuprostet, weil kein anderer zum Anstoßen da ist. Damit das nicht passiert, kommen heute einige Marketing-Konzepte ins Spiel. Ich verrate Dir in den folgenden Zeilen, wie Du die Medien effektiv nützt, um Deine Veranstaltung oder Deinen Workshop zum Kundenmagneten zu machen. Die sollen Dir ruhig die Bude einrennen. Let’s go into Event-PR.
Planung ist entscheidend.
Im Content-Marketing sagt man, dass Du für die Kommunikation Deines Projekts mindestens doppelt so viel Zeit einplanen sollst, wie für die Erstellung. Ungefähr so verhält es sich auch mit einem Event. Sobald die Rahmenbedingungen wie Veranstaltungsort, Catering, musikalische Begleitung oder Ähnliches eingetütet sind, solltest Du dich sofort an die PR- und Kommunikationsstrategie heranwagen. Einige Wochen Vorlaufzeit ist das Minimum, um alle Möglichkeiten offen zu haben.
Für welche Art von Event funktioniert der folgende Event-Kommunikations- und PR-Plan?
Im Großen und Ganzen funktioniert er natürlich für praktisch jede Art von öffentlichem Event. Besonders gut aufgehoben bist Du in diesem Artikel aber wenn:
Wenn Du einen Workshop für Deine Kunden planst, bei dem sie ihren Horizont und ihr Wissen erweitern
Wenn Du einen Shop oder ein anderes Ladenlokal wie z.B. ein Kaffee eröffnest
Wenn in Deinem bereits bestehenden Ladenlokal eine Neuheit vorgestellt wird oder eine Präsentation stattfindet
Die Ersten, die davon erfahren sollen – Deine Stammkunden
Event-PR beginnt im eigenen Haus: bei Deinen Stammkunden. Sie kennen Dich bereits, sind überzeugt von Dir und freuen sich, wenn es News von Dir gibt. Sie sollen als Erste eingeweiht werden. Deshalb widmen wir uns zuerst Deinem Newsletter. Das Event darf ruhig des Öfteren erwähnt werden: im Grunde kannst Du dir eine ganze Spannungskurve überlegen, die Deine Stammkunden Stück für Stück neugierig machen soll.
Was ich damit meine? Einige Wochen vor dem Event erzählst Du ihnen, dass Du gerade etwas am Planen bist und dass sie sich auf ein tolles Treffen freuen dürfen. Im nächsten Newsletter erzählst Du dann etwas mehr, im darauf folgenden bietest Du ihnen z.B. Frühbucherrabatt oder eine Extraleistung bei erfolgreicher Anmeldung an usw. Die Möglichkeiten sind reichhaltig, und mit etwas Einsatz und Kreativität darfst Du auf die Präsenz sowie die Mund-zu-Mund-Propaganda Deiner Stammkunden bestimmt zählen.
Die Social Media – Unzählige Möglichkeiten in 100 verschiedenen Content-Formen
Je nachdem wie viele Social Media Kanäle Du betreust, hast Du unendlich viele Möglichkeiten, Dein Event kundzutun. Hier ein kleines Sammelsurium an Ideen, die (fast) nichts kosten und die bereits Wochen vor dem Event bis kurz vor Beginn zum Einsatz kommen können:
Posts, in denen das Event angesprochen wird
Backstage-Fotos, die neugierig machen
Facebook-Live nutzen, um Menschen einzuladen
Event auf Facebook erstellen (PS. Es gibt eine ganz tolle Gruppe zum Thema Facebook Marketing mit Kathrin Hill: die hat bestimmt noch so einige gute Tipps auf Lager, die Dir helfen können)
Freunde oder Kunden fragen, ob sie das Event auf ihren Kanälen teilen
In Instagram-Stories über das Event sprechen und einladen
Instagram-Trick: poste die Einladung auf Instagram und tagge darauf Personen, die Du gerne dabeihaben möchtest. Menschen freuen sich immer, wenn sie verlinkt werden.
Bei Pinterest das Event über „Freebies“ ankündigen, die Teil des Events sind - exklusives Infomaterial, das Deinen Workshop unterstützt, themenbezogene Wallpapers, die man sich für das Smartphone herunterladen und als Bildschirmschoner verwenden kann,… das kann so weit gehen, dass Du Rezepte postest, die dort vom Catering umgesetzt werden und die Dir schon beim Anschauen das Wasser im Mund zusammenlaufen lassen. Auch für Pinterest halte ich eine Expertin bereit, die Dir noch viel mehr Hacks verraten kann: Alexandra Polunin.
Twitterparolen schwingen – da kann Dir Sylvia, die PR-Spionin noch mehr in ihrem Artikel verraten.
Youtube-Videos erstellen, die Step-by-Step Einblicke in die Eventplanung geben.
Falls Du nach dem Bezahlen der Location und des Caterings noch einen Obolus in der Tasche hast, dann kannst Du einige Posts auch noch gezielt hervorheben, indem Du Werbung schaltest.
Die lokale Presse informieren und klassische PR betreiben
Jedes Dorf hat ein eigenes Magazin, und sei es das Magazin der Pfarrei. Wenn Du dich vor Ort schlau machst, dann entdeckst Du bestimmt viele kleine Blätter, die nur darauf warten, interessanten Content zu verarbeiten. Informiere Dich:
welche Tageszeitung vor Ort gelesen wird,
welche Radiosender gehört werden,
welche Free-Press-Magazine (die oft irgendwo aufliegen oder gratis mit der Tageszeitung verteilt werden) im Umlauf sind und
ob es lokale Online-Event-Seiten gibt (in München gibt es zum Beispiel diese hier).
All diese Medien musst Du unbedingt kontaktieren. Vielleicht gibt Dir nicht jeder sofort einen gratis Werbeplatz für Dein Event, aber vielleicht springen sie eher darauf an, wenn Du einen Gastartikel oder ein Interview anbietest? Übrigens: wie Du dir einen erfolgreichen Presseverteiler aufbaust, erkläre ich Dir hier.
Influencer vor Ort involvieren
Keine Sorge, ich spreche nicht nur von den klassischen Instagram-Influencers, die aktuell die Medienwelt erobert zu scheinen haben. Natürlich, falls es welche gibt, die eine große Reichweite haben, die vor Ort sind und zu Deinem Thema passen, dann nichts wie los ans Anschreiben und involvieren (wie Du erfolgreiche Influencer-Kooperationen erstellst, habe ich hier erkärt). Sie sollen unbedingt dabei helfen, das Event über ihren Blog oder ihre Social Media Kanäle zu promoten (Achtung: Du musst ihnen natürlich eine Gegenleistung anbieten, damit sie Dir unter die Arme greifen).
Ich spreche aber auch von Ortsansässigen, die einen großen Einfluss auf Deine Zielgruppe oder die Bevölkerung haben. Das können lokale Experten Deines Gebiets sein, aber auch der Bürgermeister. Überlege Dir, wen Du dir repräsentativ wünschen würdest bzw. welche „Persönlichkeit“ anwesend sein sollte, damit Dein Event noch mehr Glaubwürdigkeit und Interesse weckt.
Last but not least: die guten alten Flyer & Plakate
Ja ich weiß, das ist der alte Hut, auf den wir alle keine Lust haben. Aber er wirkt. Sogar ausgesprochen gut. Da triumphiert die analoge Welt wohl doch noch über die digitale. Gestalte also eine vielversprechende Einladung als Plakat oder/und Flyer, die Dein Event ins beste Licht rückt. Halte ruhig fest, was Deine Kunden als Plus erhalten, wenn sie vorbeischauen.
Besorge Dir dann kleine Helferlein, die Dich physisch und auch mental beim Flyer verteilen und Plakat aufhängen unterstützen. Und falls Du nicht so die Rampensau bist und Du dich dabei einfach nur unwohl fühlen würdest: füttere die Briefkästen und lasse die Flyer an strategisch günstigen Punkten aufliegen. Plakate kannst Du ebenfalls überall dort anbringen, wo Du deine Zielgruppe triffst: in Bars, Fitnessstudios usw.
Heute klebte z.B. ein Plakat an unserer Haustür, das ein Streetfood-Festival im Viertel ankündigt. Superschön gestaltet, sehr informativ und trotzdem nicht zu aufdringlich wie ich finde. Wichtig bei dieser Thematik: alles natürlich im Sinne des Gesetzes – informiere Dich bitte vorher, was erlaubt ist und was nicht.
Puh, jede Menge Arbeit, oder? Klar, Dein Event soll ja Besucher-technisch aus allen Nähten platzen. Und wenn das gelingt, dann hast Du auch noch eine ganz tolle Möglichkeit, das Event Content-mäßig weiterzuverarbeiten: Fotos und Videos davon sind super für das Storytelling auf Deiner Website oder Deinen Social Media Profilen, plus die Presse berichtet oft auch gerne im Nachhinein, was sich da in der Stadt so getan hat. Aber das ist eine andere Geschichte.
Vorerst wünsche ich Dir gutes Gelingen für Dein Event und freue mich schon im Voraus über Deine tollen Erfolge vor Ort!
Liebe Grüße, Dein PR-Coach
Andrea Alton - Deine PR selber machen? Bekommen wir hin! Ob Du nun als Selbstständige/r, Gründer/in oder Startup die Businessbühne betrittst – PR, sprich Pressearbeit ist das A und O, wenn es darum geht, mit Deiner Idee erfolgreich Deine zukünftigen Kunden und Fans zu erreichen. Das Beste daran: effektive PR-Arbeit kannst Du mithilfe meiner Tipps und Tricks ganz einfach selbst erledigen, ohne dafür die Brieftasche zu strapazieren. Bei Fragen melde Dich gern unter info@andrea-alton.com.
